Práticas de gestão para reduzir passivo trabalhista

Práticas de gestão para reduzir passivo trabalhista

Sempre que uma empresa ou um empregador deixa de cumprir um direito trabalhista ou deixa de recolher um dos encargos sociais [tributos normalmente que incidem sobre os salários pagos, tais como FGTS (Fundo de Garantia do tempo de Serviço), décimo terceiro salário, INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), férias com adicional de 1/3, descanso semanal remunerado, entre outros], eles estão gerando um passivo trabalhista.

Passivo trabalhista é a soma das dívidas que são geradas quando um empregador não cumpre suas obrigações trabalhistas ou não recolhe de forma correta encargos sociais.

Ter um passivo trabalhista alto, ou seja, um conjunto grande de direitos e encargos não pagos ou recolhidos é extremamente perigoso, pois perde-se o controle sobre uma dívida que só fará crescer e virar um problema ainda maior no futuro.

Empresas que não adotam práticas de gestão de pessoas para minimizar seus passivos trabalhistas podem comprometer boa parte de seus recursos financeiros com o pagamento de pesadas indenizações na Justiça do Trabalho, com multas perante órgãos de fiscalização e controle, além dos honorários advocatícios.

Organização, controle e transparência para reduzir passivo trabalhista

A melhor forma para reduzir passivo trabalhista é cumprir a lei. Mas cumprir a lei não é tão fácil. É preciso muita organização para garantir que as práticas exigidas pela legislação sejam cumpridas com pontualidade, de forma correta. E além de cumprir a lei, é importante ter provas de que a lei tenha sido cumprida. 

Assim, é extremamente necessário lançar mão de ferramentas de controle e organização para que tudo seja feito corretamente. 

É preciso, por exemplo, ter uma folha de pagamento organizada, que preveja, com exatidão, o pagamento dos salários, hora extras e o recolhimento de encargos. Também se faz necessário ter um controle de ponto transparente e de fácil utilização. Empresas com mais de dez funcionários são obrigadas, por lei, a terem qualquer forma de controle de ponto, seja ela manual, mecânica ou eletrônica. Instalar um controle de ponto eficiente, de preferência digital, evita divergência sobre horas extras. 

E como já mencionado, também é essencial arquivar todo tipo de informação relativa aos colaboradores. Além de observar o preenchimento e assinatura de documentos enviados e recebidos, também é fundamental investir em um arquivo organizado, seja impresso ou digital com todas as informações referentes a cada funcionário da empresa. Hoje em dia, já existem sistemas de software que podem controlar e arquivar tudo que é gerado de cada colaborador. Uma mão na roda para a empresa.

A importância da advocacia preventiva para reduzir passivo trabalhista

A advocacia preventiva na área do Direito do Trabalho, modernamente chamada de “Compliance Trabalhista”, é de fundamental importância para reduzir passivo trabalhista. O setor de RH deve estar integrado com o setor jurídico na atuação da prevenção de ações, já que sai mais barato prevenir do que remediar, tendo que arcar judicialmente com problemas futuros. 

Ainda é comum acionar o advogado apenas quando a empresa já sofreu ações judiciais, especialmente nas micro e pequenas empresas. Mas aos poucos, a cultura de correr atrás do remédio no lugar da prevenção está mudando. Apesar da atuação preventiva na área do Direito do Trabalho ser mais praticada em grandes empresas, esta deve ser uma preocupação também do micro e pequeno empresário, já que uma demanda trabalhista de alto valor pode desestruturar o negócio e levar o pequeno empreendedor à falência.

Ações trabalhistas significam altos custos, com honorários advocatícios e indenizações, muitas vezes, imprevisíveis, que podem se tornar um prejuízo muito maior do que se imagina, diante da eventual dificuldade das empresas de provarem o que alegam. 

Realização de auditorias internas

Para que tudo que foi mencionado neste texto esteja sempre funcionando como idealizado, a realização de auditorias internas periódicas se faz necessária. 

Uma auditoria interna será capaz de mapear eventuais falhas dos sistemas de controle e também a necessidade de atualização ou adaptação de algum sistema ou procedimento. 

A auditoria poderá, por exemplo, verificar todos os contratos (estagiários, aprendizes, trabalhadores terceirizados, funcionários com carteira assinada, prestadores de serviço); averiguar o sistema de controle de ponto; analisar a folha de pagamento; checar o arquivamento de documentos, ou seja, passar um pente fino em todos os processos que foram implantados com o objetivo de reduzir passivo trabalhista. 

Como foi visto, contratar um software de gestão e consultoria é extremamente importante para um controle de ponto eficiente. Uma solução tecnológica para aprimorar folha de pagamento, realizar auditoria e investir em advocacia preventiva, reduzindo passivo trabalhista. Com a ajuda de um software de gestão, além de mais organizada, sua empresa pode ser mais saudável financeiramente, diminuir o risco de ações judiciais, além de construir uma melhor imagem perante os públicos interno e externo, estabelecendo relações mais saudáveis e seguras com clientes e empregados.

Agora que sabe um pouco mais sobre como reduzir passivo trabalhista, este outro conteúdo pode ser do seu interesse: Soluções para RH: por que contratar um software de gestão? (link)

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