Folha de Pagamento Dicas para administrar melhor

Folha de pagamento: dicas para administrar melhor.

A folha de pagamento é o espelho das informações e atividades trabalhistas dos funcionários de uma empresa. No documento, vem descrito tudo que o funcionário recebe e todos os descontos que são realizados. Estas atividades exigem conhecimentos específicos e, por isso, é fundamental ter muita cautela e organização para desempenhar esta função, já que os valores devem estar corretos e dentro do padrão da lei. Algumas práticas podem facilitar esta tarefa tão importante dentro da empresa.

Como um plano de cargos e salários facilitam a gestão da folha de pagamento?

Ter uma estrutura de cargos e salários padronizada é muito importante para a administração da folha de pagamento. Esta prática auxilia no controle de alterações e atualizações no valor total da folha de pagamento, contribuindo para as adaptações de cálculos nos períodos de dissídios, férias, promoções, dispensas e novas contratações.

Além do mais, um plano de carreira organizado dentro de uma empresa ajuda a motivar ainda mais a equipe. 

Contratar um software de gestão para administração da folha de pagamento

A utilização de um sistema para gerir a folha de pagamento se tornou essencial nos dias atuais. Automatizar os cálculos para pagamento da remuneração e encargos, controlar os horários da jornada de trabalho dos funcionários e emitir o holerite automaticamente são sinônimos de ganho de tempo e precisão. 

Um software de gestão para folha de pagamento também poderá viabilizar o armazenamento digital de documentos com recibos de pagamento, guias pagas, termos de rescisão contratual, entre outros. Ainda que se mantenha um arquivo físico para documentos considerados mais importantes, é importante contar com a prática do arquivamento digital e todas suas vantagens, como economia de espaço e facilidade de pesquisa de dados e informações.

Conta separada para pagamentos e benefícios

Uma medida que todo especialista recomenda para administração de uma folha de pagamento eficaz e organizada é usar uma conta separada e específica para a folha. 

Em primeiro lugar, porque fica mais fácil encontrar informações e identificar pagamentos, caso seja necessário a comprovação em virtude de qualquer necessidade, como a fiscalização de algum órgão de controle, por exemplo. 

Além disso, a conta separada é importante também para que se possa ter uma visão precisa e realista dos custos envolvidos na remuneração dos funcionários.

Tenha uma reserva de contingência

Reserva de contingência nada mais é do que a destinação de uma parte do faturamento para uma reserva separada, como precaução contra eventos futuros incertos. 

O ideal é contar com uma reserva de contingência específica para administração da folha de pagamento. Imprevistos acontecem, desde desastres naturais, greves e mudanças na legislação abruptas e inesperadas. 

A reserva de contingência pode ajudar ainda no caso de indenizações de ações trabalhistas ou para dar maior liberdade para demissão de funcionários com desempenho abaixo do esperado, sem comprometer o capital de giro e o patrimônio do seu negócio. 

As práticas acima citadas além da contratação de um software de gestão são essenciais para um melhor desempenho desta atividade tão importante que é administrar uma empresa. Gerir a folha de pagamento de forma profissional é realmente uma tarefa bastante complexa que exige precisão e organização.

Agora que você conferiu estas dicas para administrar melhor a folha da sua empresa, não deixe de ler “Soluções para RH: por que contratar um software de gestão”.

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